Ministerstwa nie umieją sprawdzić, czy działają efektywnie
Ministerstwa nie potrafią sprawdzić, czy działają efektywnie, a nowe wymagania zamiast poprawić realizację celów, zwiększają tylko biurokrację. Prowadzi to do wymiernych opóźnień i strat - wynika z raportu NIK o kontroli zarządczej.
Kontrola zarządcza to koncepcja zarządzania, która kładzie nacisk na realizowanie założonych celów i osiąganie konkretnych rezultatów. W ramach kontroli istotne jest właściwe zdefiniowanie tych celów, dobranie odpowiednich metod ich realizacji, osób czy wydziałów odpowiedzialnych, a także właściwych mierników, które pokażą, czy założone cele zostały osiągnięte w terminie i przy założonych kosztach. Ważne jest także określenie z góry, co może zagrozić realizacji tych zamierzeń - czyli identyfikacja tzw. ryzyk. Chodzi o to, by można było próbować im zapobiec, albo przynajmniej szybko je minimalizować.
System kontroli zarządczej został w polskiej administracji wprowadzony w ramach reformy finansów publicznych w 2009 roku. Jednak, jak wynika z raportu Najwyższej Izby Kontroli o adekwatności i efektywności systemu kontroli zarządczej, polskie najwyższe urzędy nadal mają poważne problemy z realizacją tego zadania.
NIK zbadała funkcjonowanie kontroli zarządczej w okresie od 1 stycznia 2013 r. do 30 września 2014 r. w sześciu ministerstwach - sprawiedliwości, finansów, gospodarki, rolnictwa, kultury oraz obrony narodowej, a także w KPRM i GUS. Choć w tabelarycznym zestawieniu wszystkie otrzymały ocenę pozytywną, oprócz MF i MON - którym wystawiono ocenę "pozytywną mimo stwierdzonych nieprawidłowości" - to wnioski, jakie przedstawia raport, nie napawają optymizmem.
"Wyniki obecnej kontroli potwierdziły fakty formalnego wprowadzenia rozwiązań organizacyjnych i prawnych zapewniających dostosowanie systemu kontroli zarządczej do specyficznych potrzeb – jednostki, działu administracji rządowej. Jednak pomimo upływu pięciu lat od wprowadzenia przepisów dotyczących kontroli zarządczej, ustalenia NIK wskazują na brak jej skuteczności oraz na problemy z oceną efektywności mechanizmów kontroli zarządczej" - napisano w raporcie.
NIK prowadził już wcześniej instytucję kontroli zarządczej, m.in. w 2010 r., na etapie jej wprowadzania i stwierdził wówczas, iż „stworzony system kontroli zarządczej koncentrował się w wielu jednostkach głównie na formalnych aspektach”. Także późniejsze kontrole stwierdzały, że polskie instytucje publiczne w dalszym ciągu są nieefektywne, a kontrola zarządcza szybko uległa zbiurokratyzowaniu i sformalizowaniu. Zamiast uwolnić kreatywność urzędników i wzmocnić ich skuteczność, ograniczyła się do obowiązku generowania dodatkowych dokumentów, które zazwyczaj nie miały przełożenia na poprawę funkcjonowania instytucji.
Jak wynika z najnowszego raportu Izby, niewiele się w tym względzie zmieniło.
"Podstawowym problemem w działaniu systemu kontroli zarządczej jest, zdaniem NIK, brak właściwej i spójnej definicji celów i zadań oraz mierników monitorujących stopień ich osiągania, jak również nieprawidłowa metoda przeprowadzania analizy ryzyk związanych z osiąganiem wyznaczonych celów, w tym określenia akceptowanego poziomu zidentyfikowanych ryzyk. (...) Badania kontrolne wskazały brak informacji niezbędnych do oceny efektywności funkcjonowania stosowanych mechanizmów kontroli zarządczej, co spowodowało odstąpienie od dokonania oceny efektywności" - napisano w raporcie.
Niewłaściwe sposoby pomiaru realizacji celów NIK zdiagnozowała np. w resorcie kultury.
"W Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego stwierdzono, że zarówno planowane i zrealizowane rezultaty zadania budżetowego, jak i kontrolowanych działań, mierzone określonymi miernikami przez jednostki podległe i nadzorowane ze względu na swoją różnorodność mogą, zdaniem NIK, wypaczać wiedzę o rzeczywistym poziomie ich realizacji. Bo czym innym jest korzystanie z publikacji internetowych np. Biblioteki Narodowej, a czym innym organizacja wystaw udostępniających materialne dobra kultury w większości muzeów. Podobnie może działać częsta zmiana katalogu układu zadaniowego budżetu i powiązanie poszczególnych działań do jednostek podległych Ministrowi Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Ze względu na tę różnorodność może to uniemożliwiać lub utrudniać ciągłość pomiarów w wieloletniej perspektywie" - oceniono w raporcie.
W MON nieodpowiednie są natomiast - według NIK - mechanizmy kontroli realizacji zadań.
"W Ministerstwie Obrony Narodowej działania mechanizmów kontroli (m.in. tzw. meldunki o zagrożeniach) w odniesieniu do zadania inwestycyjnego, nie przyniosły oczekiwanych rezultatów, o czym świadczy opóźnienie o rok oddania inwestycji do użytku, tj. zamiast w 2013 r. w listopadzie 2014 r. Skutkowało to poniesieniem dodatkowych wydatków, m.in. na opracowanie zamiennej dokumentacji projektowo-kosztorysowej i opóźnieniem przekazania do użytku priorytetowego dla MON zadania inwestycyjnego" - skonstatował raport.
Z kolei resort finansów - według NIK - źle oszacował ryzyko na początkowym etapie realizacji projektu e-Podatki, co spowodowało "konieczność dalszej pracy nad systemem i przedłużenie o 11 miesięcy terminu zakończenia realizacji kontraktu, w zakresie jednego poddanego pilotażowi komponentu Programu e-Podatki, a także powtórnej jego realizacji oraz dodatkowego angażowania do tych zadań pracowników".
